لضمان نجاح اللقاء يتعين أن يتم إعداد اللجنة التنفيذية وهي مسئولة عن مجريات أحداث اللقاء بجميع تفاصيله بعد أخذ الموافقات اللازمة على خططها من صاحب الصلاحية ، وتضم في عضويتها رؤساء اللجان الفرعية التالية:
- اللجنة المنظمة
- اللجنة العلمية
- اللجنة الإعلامية
- لجنة العلاقات العامة
- لجنة الخدمات العامة
- لجنة الخدمات التقنية
- لجنة الخدمات المساندة
- لجنة التسجيل
- اللجنة المالية
- لجنة المعرض
- لجنة المتابعة
- اللجنة النسائية
- لجنة التوصيات
- لجنة التقييم
تطوير